Es una comunicación que tiene
carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los
clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que
contribuye a crear una imagen de
la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para
ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes,
demandas de pagos, presentación de personas, etc.
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas
con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal
redactado, inadecuado ... puede lograrse un
efecto contrario al que pretendemos.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué
ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas
un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es
una habilidad que se adquiere con el tiempo.
Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:
- Los pasos previos,
- La redacción del borrador
- La revisión
La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas
comerciales se cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar
y diseñar el contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
- Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que saber
de qué estamos hablando.
- Establecer
el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la carta: obtener un crédito, realizar
una venta, formular una queja, etc.
- Documentarse sobre el
destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la persona o la empresa a la
que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala dependiendo
de si se adapta, o no, a las circunstancias del destinatario.
Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes
preguntas que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante:
¿Qué conozco sobre el asunto?
¿Para qué escribo?
¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?
Definir el contenido. En relación con la pregunta:
¿Qué tengo que decir al destinatario?
En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la
carta, las iremos anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más
tarde las revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas.
Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que
hemos anotado, descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco
convenientes.
Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre
ideas principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el
contenido.
Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres
muy recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades
al leerla. Para evitarlo, tendremos en cuenta:
- Letra:
utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impresa
con tinta negra.
- Párrafos: separados con doble
interlínea.
- Abreviaturas: se evitarán en la medida de
lo posible, ya que restan agilidad al texto.
- Subrayados y
negritas: los
reservaremos para destacar alguna palabra o idea que nos interese
especialmente, pero no debemos abusar de estos recursos ya que
sobrecargaríamos excesivamente el escrito.
Tenemos que comunicar
a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de suministrarse en el tamaño
de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante se venderá en botellas de 1 litro al precio de
4,60€./botella.
Planteamiento:
Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración
de la carta.
1) Recopilar información.
- Dejamos de suministrar el producto en envases de
5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que
éstos resultaban.
- Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes
(encuesta).
2) Determinar el objetivo de la carta.
·
Informar a los
compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.
3) Documentarse sobre el destinatario.
·
Buscaremos en la base
de datos los clientes que compran habitualmente el producto.
4) Definir los puntos a tratar.
·
Informar sobre el cambio de envase.
·
Citar los resultados del estudio. (encuesta).
·
Invitación a seguir comprando el producto.
· Aspectos negativos:
·
El precio de cada litro de aceite es 0,60€. más caro que comprándolo en
envases mayores.
·
El coste de fabricación no permite rebajar el precio de venta.
·
Sólo se presenta en envases de 1 litro
· Aspectos positivos:
·
Los envases de 1 litro son más manejables.
·
El contenido de los envases más pequeños puede consumirse en menos tiempo y
no habrá que guardar garrafas abiertas.
·
Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.
·
Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el
envase, son menores en los botes de 1 litro.
ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
Se plasmarán todas las ideas en un
borrador. Se marcará el orden que consideremos más conveniente para el
desarrollo de la carta. Todos los documentos son mejorables.
Este sólo es un ejemplo:
Avda. de los Comuneros, 13
Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56
33 467 - LOS ACANTILADOS-
-ASTURIAS-
Dña. Laura Fanjul Vale
C/ La Siesta,
34
24478-CASTILLO
LEÓN
28 de
diciembre de 2005
Estimado cliente:
Desde hace algún tiempo, ciertos compradores de nuestra garrafa de
aceite venían opinando que el tamaño de 5 litros resultaba poco manejable.
Para conocer el alcance de estas opiniones, encargamos una encuesta, que se
realizó entre la mayoría de nuestros clientes, y el resultado ha
confirmado dicha opinión.
En consecuencia, vamos a retirar del mercado el citado envase. A
partir del próximo mes, podrá adquirir el aceite en botellas
de 1 litro a razón de 4,60€./botella.
Somos conscientes de que el precio final del
litro se eleva ligeramente . Puede tener la seguridad de que hemos ajustado
todo lo posible el precio al nuevo coste que supone la modificación de los
envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio
inferior.
A cambio, el
nuevo envase ofrece muchas ventajas; citemos algunas:
- Es mucho más manejable y fácil de almacenar.
- Puede consumirse en menos tiempo, sin necesidad de
guardarlo varios meses abierto.
- Al mantener intactas las características, el peligro de deterioro es
mucho menor.
-Usted podrá
adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas que
necesite, sin necesidad de ceñirse a la cantidad mínima de 5 litros.
La
consecuencia última es que, a pesar de que parece algo más caro, a corto
plazo resulta más económico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se
producen menos pérdidas por deterioro.
Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envío con la nueva
presentación, usted mismo se convencerá de sus ventajas.
Esperamos sus noticias.
Un cordial saludo
Fdo.:Manuel Izquierdo
Director Comercial
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Este proceso de elaboración de la carta
puede resultar algo laborioso al principio, pero facilita mucho la redacción.
A medida que se practica con este
método, se adquiere soltura; después de un tiempo las cartas brotarán de forma
espontánea y natural, y cada vez serán menos numerosas las correcciones que
tengamos que incorporar al borrador inicial.
Avda. de los Tejedores, 13
Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56
33 467 - PIEDRAS-
-ASTURIAS-
Dña.
Natalia Sierra López
C/ La
Siesta, 34
24478-PUENTE
LEÓN
Piedras a 15 de enero de 2005
Estimado
Sr:
Hemos recibido su carta del día 18 del corriente en la que se interesaba
por nuestra línea de barrotes preformados de 1 m.
Con esta carta le enviamos nuestro catálogo y fotografías de los
montajes, así como la lista de precios. Estamos a su servicio y por
ello creemos que sería interesante para usted, recibir la visita de uno
de nuestros representantes, al que podrá formular todas las dudas o
consultas que estime oportunas. Esta última cuestión podría
confirmárnosla por teléfono al número 985 34 23 23 .
Estamos a su disposición para cualquier otra información que precise.
Un cordial saludo,
Mariló Fernández
DIRECTORA COMERCIAL
ANEXO: 2 catálogos
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